 |
Типы электронных документов и порядок работы с ними
|
|
|
|
Списки.
Клиенты – редактировать список клиентов в специальной форме, где связаны воедино данные о договорах, приказах, местах ПВ и другая информация. Без соответствующей записи в списке клиентов нельзя создать ни запись в Ведомости, ни новую Памятку. Форма меняет вид в зависимости от того, какими правами наделен зарегистрировавшийся приемосдатчик. Форму можно использовать также для поиска информации по клиенту, если известен код или договор, или наименование (см. описание поля «Клиент» в Ведомости).
Представители - это список представителей клиентов, фамилии, телефоны, сроки действия доверенностей и др. информация. Список представителей по одному клиенту можно получить также из списка «Клиенты» с помощью кнопки «Представители» в соответствующей форме. Используется для поиска данных о человеке, удаления «мертвых душ» и др. Отфильтрованный по клиенту список представителей высвечивается в Памятке в полях-подписях и уведомлении. Чем точнее этот список, тем легче работать.
Грузы – список наименований грузов. Разрешается добавлять новые наименования, а некоторым пользователям удалять ненужные и редактировать существующие.
Контрагенты – список станций отправления и назначения, с которых получают или куда отправляют грузы клиенты ППЖТ. Кроме станций федеральной железной дороги, в списке могут присутствовать станции ППЖТ и наименования клиентов.
Фронты – список мест погрузки-выгрузки с указанием расстояния до них от станции примыкания.
Иностранцы – список вагонов, приписанных иностранному государству, а также собственных и арендованных. Список пополняется по вновь вводимым данным. Если вагон представлен в списке, то поля Ведомости «Собственность» и «Принадлежность» заполняются автоматически. АВТОМАТИЧЕСКОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ НЕ ЯВЛЯЕТСЯ АБСОЛЮТНО ДОСТОВЕРНЫМ – ПРОВЕРЯЙТЕ ДАННЫЕ ПО ВХОДЯЩИМ ДОКУМЕНТАМ.
|
|
|
Типы вагонов – список диапазонов номеров вагонов, позволяющий точно определять тип вагона, массу тары количество осей, тариф для расчета и др. Список типов пополняется по мере появления новых данных; к его редактированию нужно относиться крайне осторожно.
Сервис.
Сменить пароль – дает возможность изменить пароль приемосдатчику, который в настоящее время вошел в АРМ. К выполнению этого пункта следует прибегать периодически с тем, чтобы действующий пароль никому кроме его владельца не был известен. Форма смены пароля открывается также при регистрации, если истек срок действия текущего пароля.
Приемосдатчики – дает возможность привилегированным пользователям изменять список Приемосдатчиков, назначать им пароли, помечать на удаление больше не работающих.
Анализ данных – выполняет набор проверок на согласованность и актуальность данных, в числе которых: присутствие в Натурном листе отметки о прибытии поезда, наличие новых записей для Памяток, напоминание о вагонах, по которым необычно долго нет информации о подаче на фронт, окончании, сдачи в МПС. Этот пункт выполняется автоматически каждый раз при входе в АРМ (см. также «Вход в АРМ Приемосдатчика»)
Ведомость подачи-уборки – специальная форма, генерирующая документ для печати, в котором приводятся записи обо всех вагонах по выбранному клиенту за отчетный период (период также устанавливается). Эта печатная форма предназначена для техников (расчетчиков) и грузового отдела.
Связи с Office – встроенное средство Access для передачи данных в программы Word и Excel.
Программисты – справочное окно о сотрудниках отдела автоматизации и телефонах, по которым с ними можно связаться.
|
|
|
Связь.
Положение – инициирует передачу положения в контору – все изменения, накопленные с момента последнего сеанса связи, отправляются в контору. Автоматически положение передается по регламенту (каждый час). Руководство должно видеть положение дел на предприятии в реальном времени.
Почтальон – запуск программы передачи почты. Это специальная полностью автоматическая программа, работающая с модемом.
Почту на дискету – если почта не может быть отправлена с данного компьютера по причине неисправности телефонной линии, почтового Сервера (в конторе) или модема на отправляющей станции, можно прибегнуть к записи почты на дискету и передачи этой дискеты на станцию вместе с машинистом поезда. При длительном отсутствии связи почта передается и в контору.
Просмотр дискеты – позволяет определить есть ли какая-нибудь информация на дискете средствами Проводника Windows.
С дискеты в почту – восстанавливает данные с дискеты в компьютер. Предполагается использовать на случай отказа от дискетного варианта. Сброшенные на дискету Памятки удаляются из отправного почтового ящика и уже не уйдут даже при восстановлении связи – потребуется повторная рассылка на станции, механизма же повторной отправки в контору не существует. Посему ничего не готовьте для отправки в контору, если не работает телефон, или готовьте копию дискеты для конторы.
Окно.
Сверху вниз, Слева направо, Каскадом, Упорядочить значки – стандартные средства Access для упорядочения многих окон (форм) не используются, т. к. большинство форм спроектировано для режима полного экрана.
1, 2, 3 – список окон, открытых в АРМ. Намного быстрее перейти в форму через открытое окно, нежели выбирать в меню соответствующий пункт.
Кроме команд меню в строке меню расположены значки – панель инструментов. Эти значки копируют действия некоторых пунктов меню, вид значка совпадает с соответствующим пунктом меню. Значок с изображением воронки включает или отключает фильтр, например, в Ведомости: фильтр – это ее номер, если фильтр отключить, будут видны все записи из числа текущих или отправленных, в Памятке: фильтр – это пользовательская установка, наподобие следующей. Клиент не явился принять от охраны два вагона из числа трех прибывших в его адрес, следовательно, нужно напечатать Акт на два из трех вагонов. Выделив ненужный номер правой кнопкой, открываем контекстное меню и выбираем пункт: «Исключить выделенное». После печати отключаем фильтр, чтобы работать с Памяткой как прежде. Фильтр отменяется автоматически при каждом закрытии документа.
|
|
|
Кроме главного меню АРМ, существуют так называемые контекстные меню, состав которых зависит от того, в каком месте была нажата правая кнопка мыши.
ТИПЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК РАБОТЫ С НИМИ
В АРМ Приемосдатчика предусмотрено два основных типа документов: « Ведомость » и « Памятка ».
« Ведомость » - документ, содержащий сведения из вагонных листов и сведения из Памяток для номерного учета вагонов. Она создается по прибытии вагонов в ППЖТ и закрывается при сдаче вагонов МПС.
Ведомости соответствует печатный документ «Книга прибытия». Книга прибытия печатается по полному номеру Ведомость/подВедомость и делится на листы: «по текущей станции» и «по остальным станциям». Печать книги прибытия желательна на всех станциях сразу после получения записей о вагонах, т. к., в случае выхода из строя компьютера, по Книге можно выписать Памятки вручную. В Книгу можно включить не все записи, а только выделенные.
« Памятка » - документ, предназначенный для учета движения вагона внутри ППЖТ.
Памятке соответствуют несколько форм Печатных документов:
Ф. ПС-1 – Памятка на подачу, печатается, как только клиент готов подписать факт принятия вагона (вагонов) от ППЖТ или охраны;
Ф. ПС-2 – Памятка на уборку, печатается после того, как все клиентские поля экранной формы (Подача, Уборка, Окончание, Маневр, Взвешивание и др. ) будут заполнены, а Памятка на подачу подписывалась и прилагается;
Ф. ПС-3 – Памятка на 4 подписи, может печататься заполненной или бланком для последующего ручного заполнения. Незаполненная Памятка допускается только по клиентам, которые подписывают ее за пределами станции или на станции, где нет компьютера. После ручного заполнения требуется ввести в компьютер;
|
|
|
Ф. ПС-4 – Памятка на 4 подписи, полностью заполненная. Печатается в том случае, если Памятка на подачу не подписывалась или аннулирована.
Все названные печатные формы спроектированы в двух вариантах: для матричных Epson-совместимых и для лазерных (и струйных) принтеров. Матричные принтеры типа Epson отличаются очень невысокой скоростью печати в графическом режиме, поэтому для них созданы формы печати в текстовом режиме. Формы отличаются внешним видом, но по составу информации одинаковы. Перед печатью документов задается вопрос о том, с какими параметрами будет выполняться печать: быстрая (доступна только владельцам Epson-совместимых принтеров) или качественная (доступна всем).
В АРМ Приемосдатчика документы ведутся на месте работы Приемосдатчика и, по мере закрытия Ведомостей, последние передаются на главный компьютер – СЕРВЕР – в контору ППЖТ.
Общая схема документооборота выглядит следующим образом :
На основе вагонных листов, создать новую Ведомость.
Занести в Ведомость данные из вагонных листов: один лист – одна строка в таблице.
Дополнить Ведомость сведениями о станции погрузки-выгрузки, принадлежности и др.
Разослать по станциям.
Перейти в форму « Памятка ».
Создать новые Памятки.
Занести во все Памятки сведения о перемещении вагонов и операциях погрузки-выгрузки, а также фамилии ответственных лиц.
Распечатать по мере заполнения формы две памятки: «Памятка на подачу» и «Памятка на уборку», подписать их у Приемосдатчика и Клиента.
Отправить Памятки в адрес составителя Ведомости.
Перейти в форму « Ведомость ».
Проставить в Ведомости время сдачи вагонов МПС.
Отправить Ведомость на сервер (в контору ППЖТ).
В зависимости от степени автоматизации станций выделяются несколько вариантов внесения данных:
Станция ведет документы по клиентам, обслуживаемым на этой же станции.
Станция ведет документы по клиентам, обслуживаемым на другой станции, где ЕСТЬ компьютер.
Станция ведет документы по клиентам, обслуживаемым на другой станции, где НЕТ компьютера.
|
|
|
