Базовые понятия системного подхода 2 глава

Профессор Пригожин А. И. так определяет ограниченность системного подхода: «1. Системность означает определенность. Но мир неопределенен. Неопределенность сущностно присутствует в реальности человеческих отношений, целей, информации, в ситу­ациях. Она не может быть преодолена до конца, а иногда принципиально доминирует над определенностью. Рыночная среда очень подвижна, неустойчива и лишь в какой-то мере моделируема, познаваема и поддается контролю. То же характерно и для поведения органи­заций, работников.

2. Системность означает непротиворечивость, но, скажем, ценностные ориентации в организации и даже у одного ее участника иногда противоречивы до несовместимости и никакой системы не образуют. Конечно, различные мотивации вносят некоторую систем­ность в служебное поведение, но всегда только отчасти. Подобное мы нередко обнаруживаем и в совокупности управленческих решений, и даже в управленческих группах, командах.

3. Системность означает целостность, но, скажем, клиентская база оптовых, рознич­ных фирм, банков и т. п. никакой целостности не образует, поскольку она не всегда может быть интегрирована и каждый клиент имеет несколько поставщиков и может бесконечно их менять. Нет целостности и у информационных потоков в организации. А не так ли обстоит дело и с ресурсами организации?» [51].

Тем не менее системный подход позволяет упорядочить мышление в процессе жизне­деятельности организации на всех этапах ее развития - и это главное.

 

Контрольные вопросы

 

1. Что означает слово «система»?

2. Как систематизировал речь человека Демокрит?

3. Назовите этапы развития системных представлений человечества.

4. Назовите этапы развития теории систем в XX в.

5. Чем атомизм отличается от холизма?

6. В чем состоит отличие структурализма от эмерджентизма?

7. Назовите основные системные идеи А. А. Малиновского.

8. Что может дать системное представление о незнакомом объекте?

9. Что такое функциональное описание объекта?

10.Что определяет морфологическое описание?

11.Назовите основное содержание информационного описания.

12.Что можно сказать о системе, в которой процессы превысили пределы допустимых значений?

13.Можно ли на основе морфологического описания объекта построить его структуру?

14.Дайте морфологическое описание системы освещения помещения.

15.Какая информация особенно ценна для системы?

16.Назовите основные понятия системного подхода.

17.Перечислите принципы системного подхода.

18.Что понимается под системным подходом?

19.Назовите процедуры системного подхода.

20.Чем вызвана острота применения системного подхода в управлении?

21.Где впервые был широко использован системный подход в XX в.?

22.Что снижает степень применения системного подхода в организациях?

23.Составьте функциональное описание для системы отопления помещения.

24.Составьте информационное описание для системы пожарной сигнализации поме­щения.

25.Чем определяется ограниченность системного подхода в управлении организацией?

 

Глава 3. Основополагающие законы организаций

 

3.1. Общие понятия о зависимостях, законах и закономерностях

 

В организации всегда присутствуют процессы, среди которых можно выделить управляемые, неуправляемые и частично управляемые. Например, процесс, изображенный на рис. 3.1, обладает следующими особенностями: запаздыванием обратной связи, наличием порога нечувствительности, ограничением на переменные, схождением на намеченный уро­вень или расхождением от него.

 

Рис. 3.1. Схема управленческих процессов в организации

 

Так, на входе в организацию поступают ресурсы, которые трансформируются в про­дукцию, поступающую на выходе из организации во внешнюю среду. Входные воздействия и результаты на выходе связаны между собой. Указанная связь выражается графически, сло­весно, в виде формулы, инструкций, правил и т. д.

Например, зависимость производительности труда от количества работников с выс­шим образованием можно представить так, как это изображено на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Пример графической зависимости: П_тр - производительность труда; Кр_аб -количество работников с высшим образованием

 

Зависимость - это связь между переменными входа и выхода. Зависимости могут

быть:

• объективными и субъективными. Объективные зависимости формируются незави­симо от сознания и воли людей. Субъективные - формируются людьми для реализации их целей;

• кратковременными и долговременными. К кратковременным относится, например, зависимость подбора кадров от личных качеств нового руководителя. К долговременным -зависимость прибыли организации от величины устойчивого спроса на ее продукцию;

• моральными и аморальными. Моральные связаны с соблюдением норм поведения человека, а аморальные - с обычаями и традициями, так или иначе нарушающими права человека. Из категории «зависимость» вытекает понятие закона.

Закон - это зависимость, которая зафиксирована в законодательных документах (кон­ституции, законодательных актах и т. д.) и является общепризнанной нормой для большой группы людей и организаций, получила признание и поддержку авторитетных ученых.

Между категориями «закон» и «закономерность» существует взаимозависимость: вновь открытые законы и закономерности служат очередной ступенью познания новых зави­симостей и законов.

Развитие и функционирование сложных систем подчиняются ряду закономерностей. К ним можно отнести: закономерности целостности, интегративности, коммуникативности и иерархичности [38].

Таким образом, закономерность является частью закона. С позиций управления закон или закономерность можно представить как связь целей управления со средствами и мето­дами их достижения.

Законы имеют механизм действия и механизм использования. Механизм действия представляет собой формирование зависимости выходных параметров от входных; опреде­ление допустимой инерционности, запаздывания и порога реагирования. Механизм исполь­зования - это набор правил и норм для работника, реализующего механизм действия, с ука­занием перечня его прав и ответственности.

Выявление законов и закономерностей развития организационных систем может идти за счет как анализа большого количества конкретных систем, так и переноса закономерно­стей, известных в других областях развития на базе принципа универсальности развития сложных систем.

Чаще всего специалисты выделяют две категории законов: законы природы, в том числе природы человеческого общества, и законы, сформулированные людьми. Законы при­роды объективны, непротиворечивы и нерушимы. А законы, сформулированные людьми, переменчивы, непоследовательны и противоречивы.

Поэтому принято считать, что законы организации - это объективные законы, а законы для организаций - законы субъективные.

Частные (специфические) законы изучаются отдельными естественными науками (физикой, химией, биологией и др.) или науками об обществе (историей, социологией, эко­номикой и др.).

Кроме писаных законов, определяющих жизнь в обществе, существуют сотни непи­саных, неформальных законов, представляющих собой нормы поведения, традиции и при­вычки.

Применительно к организации закон - это «необходимая, существенная и устойчивая связь между элементами внутренней и внешней среды, обусловливающая их упорядоченное изменение» [2].

Законы организации состоят из общего и особенного. Общая часть имеет механизм действия независимо от географического положения, сферы деятельности организации. Особенное - это часть закона, не меняющая его сути и отражающая особенности организа­ций как социальной системы.

Законы организации позволяют адекватно оценивать происходящие события и анали­зировать опыт.

Руководитель при принятии решений может руководствоваться либо законом, либо здравым смыслом, который обычно приводит к центробежным движениям в организации -развалу («хотел, как лучше, а получилось, как всегда»).

По важности законы организации делят на два уровня: основополагающие и менее важные. К законам первого уровня относится закон синергии.

 

3.2. Закон синергии

 

Способность организации к деятельности и ее потенциал определяют в основном сле­дующие элементы: производительность, микроклимат в коллективе, заинтересованность, кадровый, научный и технический состав, отношение к внешней среде, перспективы развития, имидж.

Сочетание указанных элементов может создавать множество вариантов потенциала организации: от высокого (например, в случае совпадения целей работников и целей организации) до низкого (например, в случае приобретения некомплектного оборудования, уволь­нения «генераторов идей» и т. п.).

Проявление результатов соединения потенциалов элементов системы находится в соответствии с законом синергии, который состоит из двух частей:

1) эффект, полученный в результате соединения двух и более систем, больше или меньше простого сложения;

2) существует такой набор элементов, при котором потенциал системы будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, либо суще­ственно меньше [71].

Применительно к организации синергия - это «такое приращение ресурсного потен­циала организации в процессе совместной деятельности ее членов для достижения поста­вленной цели, при котором полученный результат больше-меньше, чем простое сложение используемых ресурсов» [71].

Потенциал может меняться пропорционально привлечению дополнительных ресурсов или скачкообразно (рис. 3.3).

 

 

 

Рис. 3.3. Варианты изменения потенциала организации: 1 - потенциал имущества предприятия; 2 – потенциал репутации предприятия; 3 - потенциал работников предприя­тия; 4 - потенциал одного вновь принятого работника (например, директора); 5 - приобре­тение некомплектного оборудования, которое не установлено и лежит на складе

 

Соединение ресурсов 1, 2 и 3 дает меньший прирост потенциала, чем соединение тех же ресурсов с ресурсом 4, обладающим небольшим потенциалом. Привлечение ресурса 5 снижает потенциал организации (см. рис. 3.3).

Процесс существенного усиления или ослабления потенциала какой-то материальной системы носит название синергии.

Закон синергии означает, что для любой организации существует такой набор элемен­тов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потен­циалов входящих в нее элементов, либо существенно меньше.

В биологических системах синергические процессы позволяют накапливать и пере­давать энергию, запасенную на молекулярном уровне, в ее макроскопические формы. Они проявляются в мышечном сокращении, электрических колебаниях в мозге, в образовании электрического заряда у некоторых рыб и т. д.

В социологии находит объяснение известное положение о том, что в процессе фор­мирования общественного мнения индивидуумы взаимно влияют друг на друга. При неко­торых внешних условиях (например, в области политики или экономики) может резко меняться общественное мнение, что проявляется в возникновении разного рода кризисных ситуаций.

Известные в экономике колебания между спросом и предложением на рынке товаров и услуг количественно описываются методами синергии. Примером демонстрации действия закона синергии могут служить и альянсы организаций, в которых суммарный доход выше суммы доходов каждой из организаций, работающих в одиночку. В данном случае эффект масштаба и общий объем инвестиций обусловливают в интегрированной компании суще­ственный синергетический эффект, который достигается с помощью тщательного отбора товаров и рынков, а также соответствующей конкурентной позицией.

Но синергизм имеет отрицательный знак при переходе компании в отрасль с высо­кой турбулентностью. Синергизм продаж возникает в ситуации, при которой реализация нескольких товаров производится через единую сеть распределения и координируется из единого центра, а также продажу сопутствующих товаров, совместную рекламу различных товаров.

В рамках теории систем закон синергии проявляется в следующих формулировках:

• сумма свойств организационного целого превышает «арифметическую» сумму свойств, имеющихся у каждого вошедшего в состав целого элемента в отдельности;

• совокупность элементов, образующих систему, организована, если ее потенциал больше суммы потенциалов входящих в нее элементов по отдельности.

Дело не столько в том, что соединяется, сколько в том, как соединяется в систему. Существо эффекта проявляется через связи, которые устанавливаются между частями, т. е. связи являются необходимым организационными элементами.

Связи должны обеспечивать наилучшее сочетание компетенций организации как системы:

1) в области исследований и разработок;

2) в части операций по закупке сырья, планированию и контролю производства, изго­товлению технической оснастки, по производственному инжинирингу, контролю над каче­ством, запасами и производством товаров и услуг;

3) в области маркетинга - широкая деятельность по созданию приверженности к про­дукту, реклама, стимулирование сбыта и продажи, а также распределение товара (включая транспортировку и складирование), контроль над своевременным выполнением контрактов, анализ эффективности продаж и послепродажного сервиса;

4) общий менеджмент и финансы, которые включают три области деятельности:

• определение общей системы взаимодействий компании с внешней средой;

• обеспечение интегрированного принятия решений;

•   обеспечение предоставления разнообразных услуг в функциональных сферах, таких, как бухгалтерский учет, отраслевые отношения, повышение квалификации персонала и осу­ществление функций, наиболее эффективно исполняемых на централизованных уровнях.

Для повышения результативности внутри каждой из обозначенных функциональных областей следует поместить четыре категории навыков и ресурсов: мощности и оборудова­ние; навыки персонала; организационные и управленческие способности [25].

Специалисты в области стратегического управления выделяют два типа синергизма:

1) структурный синергизм, где эффект возникает за счет объединения ресурсов двух компаний, что позволяет снизить издержки и увеличить объем продаж;

2) управленческий синергизм, в случае которого эффект достигается благодаря повышению качества управления без каких-либо структурных изменений.

Структурный синергизм проявляется в процессе объединения аналогичных структур двух объединяющихся организаций. И если эти организации производили аналогичную или схожую продукцию или действовали на одном и том же или смежных рынках, то сокращение издержек достигает 15-25 %, а объем продаж возрастает на 25-30 % [63].

Управленческий синергизм основан на том, что организация, присоединяющая к себе другую организацию, способна более эффективно управлять приобретенным бизнесом, в частности, благодаря внедрению новой системы финансового контроля, повышению ответ­ственности менеджеров за исполнение бюджета, сокращению необоснованных расходов, продаже сопутствующего бизнеса. Управленческий синергизм позволяет добиться сниже­ния издержек. Значительно реже он ведет к увеличению объема продаж компании.

Синергизм проявляется не только при поглощении одной организацией другой, но и в результате создания союзов и прочих объединений за счет более тесных отношений с постав­щиками, в уже существующей группе организаций, когда менеджеры систематически при­ходят на помощь коллегам. Такого рода синергизм называют «дешевым», поскольку он не связан с затратами на поглощение.

Определить количественное значение синергического эффекта невозможно, главная задача руководителя - найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы сози­дательный характер.

Синергетические эффекты оцениваются увеличением прибыли, снижением оператив­ных расходов и потребности в инвестициях.

В качестве элементов модели проявления синергического эффекта приведем ряд при­знаков:

• хорошее настроение в коллективе;

• снижение заболеваемости;

• сокращение технологического цикла;

• использование «замороженных» ресурсов;

• частичный отказ от услуг сторонних организаций;

• рост числа предложений по совершенствованию производства и управления;

• активное приобретение акций своей организации;

•   постоянный спрос на продукцию организации. Руководитель должен создать в орга­низации систему, обеспечивающую реализацию закона синергии.

 

 

3.3. Закон самосохранения

 

Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения, который применительно к организациям формулируется следующим обра­зом.

Закон самосохранения означает, что каждая материальная система сознательно или стихийно стремится к сохранению своей качественной определенности и использует для достижения этого весь свой потенциал.

Однако сохранение своей качественной определенности нельзя понимать в буквальном смысле. Качественная определенность как любое явление динамична и зависит от внешней среды. В данном случае закон самосохранения следует понимать как сохранение системы в постоянно изменяющейся внешней среде.

Самосохранение организации зависит не только от внешней среды, но и от параметров внутренней среды, характера ее деятельности и качества управления ресурсами. Самосохра­нение организации обусловлено действием двух факторов - стабильности и развития:

• стабильность вызывает застой;

• развитие ускоренное, но не обеспеченное ресурсами, ориентировано на временный успех.

В качестве механизма реализации закона самосохранения выступает способность системы к устойчивому функционированию в условиях меняющейся внешней и внутренней среды и сохранению своих свойств, характерных для системы.

Различают количественную и структурную устойчивость системы. Первая - характе­ризуется числом и разнообразием компонентов, входящих в систему, т. е. чем больше ком­понентов входит в систему, тем она устойчивее по отношению к внешним и внутренним изменениям. А вторая - характером и силой связей в системе.

Большие системы устойчивее малых, однако склонность к росту больших систем, кото­рый не сопровождается развитием (т. е. создание соответствующих связей), ведет к потере устойчивости и разрушению системы.

Структурную устойчивость характеризуют два типа: статическая и динамическая устойчивость. Статическая - относится к системам статического равновесия: природные объекты, здания и сооружения, механические конструкции, созданные человеком, и закры­тые (замкнутые) социальные системы. Устойчивость таких систем снижается медленно и определяется прочностью связей. Динамическая устойчивость достигается путем уравнове­шивания каждого возникающего изменения другим, ему противоположным, т. е. процессы разрушения и созидания уравновешивают друг друга. Динамическое равновесие никогда не может быть полным.

Непрерывные изменения могут привести к угрозе ликвидации системы.

Особое условие реализации закона сохранения заключается в том, что энергия удер­жания (энергия, необходимая для обеспечения стабильности) должна быть больше суммы энергий внутреннего и внешнего «воздействия-разрушения» организации.

В зависимости от реальной ситуации для конкретной организации могут быть исполь­зованы различные стратегии поведения:

• пассивно-индивидуальная (основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций);

• пассивно-коллективная (основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в какой-либо области; без затрат получают от внешней среды хорошо развитую инфраструктуру и минимальный риск);

• активно-индивидуальная (стратегия постоянного поиска фирмой своей ниши в науке, технологии или информации);

• активно-коллективная (предполагает создание руководителем собственной инфра­структуры под собственную организацию). Обеспечить организации самосохранение помо­гает система страхования ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность (постоянство) этого потенциала.

 

3.4. Закон развития

 

Изменения в динамике функционирования сложных систем не всегда удается описать с помощью точного алгоритма, поэтому для характеристики параметров изменений системы используют термины и понятия, заимствованные из других дисциплин. Для описания про­цедуры развития системы рассмотрим такие категории, как состояние, поведение, равнове­сие, устойчивость и развитие.

Состояние будем рассматривать как отпечаток системы во времени, ее мгновенный срез. Оно определяется через входные и выходные параметры системы. Поведение есть способность переходить из одного состояния в другое. Понятие «поведение» употребляют при неизвестных законах перехода из одного состояния в другое. Равновесие - это способ­ность системы в отсутствии возмущающих воздействий сохранять тип поведения. Устой­чивость - свойство системы возвращаться в исходное состояние после восприятия внеш­него воздействия. Обычно существует некоторый порог управляющего воздействия, выше которого система становится неустойчивой. Развитие - характеристика системы, которая представляет собой совокупность связанных и направленных изменений свойств и процес­сов системы.

Организации, как любые системы, в процессе своего развития изобретают соответ­ственно складывающимся условиям новые формы своего существования, а механизмы отбора по определенным правилам отсеивают те организационные формы, которые не соот­ветствуют равновесию и устойчивости системы. В результате конкурентной борьбы за ресурсы между отдельными элементами системы, обеспечивающими равновесие системы, часть элементов гибнет и замещается вновь зарождающимися, более соответствующими новым условиям.

В реальной внешней среде каждая система подвержена случайным воздействиям, вызывающим отклонения системы от равновесия, а если система находится в неустойчи­вом равновесии, то эти отклонения усиливаются и, в конце концов, приводят к ликвида­ции прежнего порядка и структуры системы. Но этот деструктивный аспект дополняется затем конструктивным, состоящим в том, что в результате взаимодействия элементы старой системы приходят к согласованному поведению, вследствие чего в самой системе возникают конструктивные процессы взаимодействия элементов системы и спонтанно формируются новый порядок и новое равновесие.

Формирование новых структур связано со случайным сочетанием различных факто­ров, а само развитие представляет собой процесс накопления изменений. Поэтому началом любого развития служат случайные изменения, которые постепенно приводят к нарушению устойчивого состояния системы.

Направление, по которому пойдет дальнейшая эволюция системы, какая альтернатива будет выбрана, во многом зависит от случайных факторов и внутреннего состояния самой системы. Другими словами, механизм развития обусловлен самоорганизацией и механиз­мом отбора, условия которого не остаются постоянными.

Направления развития могут быть как прогрессивными (подразумевающими развитие систем как переход от низшего к высшему уровню, от простого к сложному, от менее совер­шенного к более совершенному), так и регрессивными, предполагающими обратное движе­ние.

Чем прогрессивнее система, тем большим разнообразием она обладает, что про­является, в частности, в разнообразии ее связей с внешней средой. Количественная мера прогресса определяется информацией, заключенной в структуре системы, а количество информации, приобретаемой в результате прогрессивного преобразования, равно количе­ству неопределенности, которая при этом ликвидируется.

В отличие от прогресса, регресс характеризуется уменьшением разнообразия, т. е. уменьшением количества нужной системе информации.

По определению, развитие - это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Как правило, рассматриваются две формы развития: эволюционная и революционная. Иногда выделяют прогрессивное и регрессное развитие. Развитие любой материальной системы осуществляется по одной и той же схеме, графическая модель кото­рой приведена на рис. 3.4.

Поэтому суть закона развития заключается в непрерывном изменении систем, обусло­вливающем их переход с одного уровня иерархии на другой и появление новых эмерджент-ных свойств.

Закон развития означает, что каждая материальная система стремится достичь наи­большего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон развития опирается на принципы инерции, эластичности, непрерывности и ста­билизации.

Принцип инерции состоит в том, что изменение потенциала системы начинается спустя некоторое время после начала воздействия изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время после их окончания.

 

Рис. 3.4. Динамика развития материальной системы: 1 - порог нечувствительности; 2 - внедрение; 3 - рост; 4 - зрелость; 5 - насыщение; 6 - спад; 7 - крах; 8 - утилизация или ликвидация

 

Принцип эластичности состоит в том, что скорость изменения потенциала системы зависит от самого потенциала. Разные организации по-разному реагируют на одни и те же события в зависимости от профессионализма персонала, технического и организационного уровня самой организации.

Принцип непрерывности - процесс изменения потенциала идет непрерывно, меняется лишь скорость и знак изменения.

Принцип стабилизации - система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы.

 

3.5. Законы организации второго уровня

 

Закон информированности-упорядоченности. Коммуникации в организации осно­ваны на получении, обработке, передаче и хранении управленческой информации, необхо­димой для принятия управленческих решений.

Информацию разделяют на два больших класса: объективную (овеществленную в товаре) и субъективную (отраженную, организованную людьми).

Информация способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, к которым относятся законы единства систем управления, соотносительности управляющей и управляемой систем, пропорциональности производства и управления, эко­номии времени, экономии интеллектуального труда, перехода от административных к орга­низационным методам управления.

Закон информированности-упорядоченности исходит из известного соотношения неопределенности информации, обеспечивающей качество разработки решения.

Согласно закону, чем большей информацией о внешней и внутренней среде распола­гает организация, тем большую вероятность устойчивого функционирования она имеет.

Информацию определяют чаще всего через меру уменьшения неопределенности зна­ния о параметрах, необходимых системе для ее развития. Понятие о ценности информации связано со степенью полезности сведений для обеспечения главных целей системы: само­сохранения и развития. По мере развития организации усложняются набор целей, струк­тура; непрерывно растет потребность в сведениях; усложняются информационные взаимо­действия.

В управлении организациями применяется экономическая, научно-техническая, обще­ственно-политическая и другие виды информации.

Приведем следствия из закона информированности-упорядоченности, сформулиро­ванные Т. А. Акимовой.

«1. Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объ­ектах управления, тем устойчивее функционирует организация.

2.По мере роста сложности системы количество необходимой информации растет экс­поненциально - гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.

3.Неупорядоченная под конкретные задачи управления информация приводит к дез­информации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информа­ции, увеличиваются затраты.

Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логистике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за фили­алы, - третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему пара­метров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и информационные технологи. Если исходить из потребно­стей экономического управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые помогают решить управленческую задачу, и есть полезная экономическая информация, с помощью которой снижается уровень неопределенности ее исходов. И чем ценнее и полезнее инфор­мация, тем скорее и с меньшими затратами будет получен результат» [2].

К числу критериев оценки качества информации следует отнести: полноту, ценность, достоверность и насыщенность информации. Также необходимо иметь в виду, что распре­деление информации должно быть избирательным и ориентированным на полномочия лиц, принимающих решения. Избирательное распределение информации предпочтительнее пре­доставления всей информации без предварительного анализа и систематизации.

Предыдущая123456789101112131415Следующая

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: